Strategiska formatval

Inget filformat är det andra likt, och de har alla sina för och nackdelar. Vissa är populära men destruktiva medans andra är icke-destruktiva men utdöende. Vissa regleras av patent och avtal medans andra är fria att delas mellan olika plattformar. För att navigera i denna filformatsdjungeln är det till stor hjälp att låta sig vägledas av Riksarkivets fem generella råd gällande val av filformat för långtidslagring. Rekommendationen är att hålla sig till format som:
  • följer en öppen standard och har publikt tillgängliga specifikationer
  • är leverantörsoberoende
  • är fria från kryptering och DRM-kopieringsskydd (digital rights management)
  • är vanligt förekommande, och
  • om möjligt är okomprimerande eller icke-destruktivt komprimerande
Men hur efterlever man dessa lite “abstrakta” råd i praktiken? Vår rekommendation är att surfa in på amerikanska Cornell University Library’s filformatguide för mer specifika, högkvalitativa och pedagogiska råd gällande val av filformat för de flesta dokumenttyper. Kortfattat uttryckt har Cornell University analyserat en stor mängd filformat utifrån kriterier som mer eller mindre överensstämmer med Riksarkivets rekommendationer, och därefter kategoriserat formaten utifrån hur väl de bedöms fungera som arkivformat. De tre kategorierna de använder sig av är hög, medel och låg sannolikhet för fortlevnad, och vår rekommendation är att ni enbart använder er av de format som faller inom kategorierna hög och medel.
En brist med Cornell University’s formatlista är att den inte innehåller någon fakta rörande formatval för långtidslagring av webbplatser och e-post. Vår rekommendation för webbplatser är att spara dem i WARC, PNG eller PDF/A. För e-post rekommenderar vi i första hand MBOX, en öppen standard som används av bl.a. Gmail, Apple Mail och Mozilla Thunderbird. Microsoft Outlook är inte ansluten till denna standard utan använder istället det proprietära formatet PST. På kortare sikt är PST en acceptabel lösning, men för långtidsförvaring rekommenderar vi att ni konverterar exporterad e-post till MBOX.

För den som vill läsa mer om filformat och deras potentiell som långsiktiga format rekommenderar vi även amerikanska Library of Congress guide till val av filformat.

“Om jag vill spara ett digitalt fotografi eller texdokumnet till framtida generationer, vilka format skall jag då använda mig av?”

DOC?
PDF?
JPEG?
TIFF?
ODT?
DOCX?
PDF/A?
PNG?
eller RAW?