Struktur och säkerhet

För att skapa ett användarvänligt digitalt arkiv är det viktigt att man använder sig av en tydlig mappstruktur och enhetliga filnamn. Men vad betyder nu det i praktiken?

Om ni redan använder er av det allmänna arkivschemat kan ni även använda det för hur ni organiserar era digitala handlingar. Om så inte är fallet skapar ni förslagsvis en mapp för varje handlingskategori (protokoll; verksamhetsberättelser; pressmeddelanden o.s.v.). Johan Eriksson har som en del av projekten ”Nu tar vi arkiven till en ny digital nivå” tagit fram en bra dokumenthanteringsplan och användarinstruktion för digitala (och analoga) handlingar som kan vara er till hjälp under processen att analysera vilken typ av handlingar som ert företag eller förening genererar samt vart ni väljer att spara dem. Gällande filnamn är det viktigt att det innehåller tillräckligt mycket information om filens innehåll så att det på basen av namnet går att förstå filens innehåll. Det är även av stor vikt att ni använder ett enhetligt sätt att namnge era filer, för om olika personer använder sig av olika logiker blir det snabbt svårt att finna vad man söker.

Och så var det där med att ha en backup…

Utöver självklarheter som att använda sig av virusprogram och att hålla sin programvara uppdaterad är det även av stor vikt att ni tar en backup av era digitala arkivhandlingar. Detta görs enklast med hjälp av en molntjänst såsom Sync eller pCloud. Båda dessa tjänster erbjuder både möjligheten att kryptera sina uppladdade handlingar, samt funktionen att använda sig av synkroniserade mappar, vilket i praktiken innebär att era handlingar förvaras både i molnet och på den egna datorn. För att ytterligare höja säkerheten rekommenderar vi att ni använder er av ett unikt och slumpartat lösenord för eran molntjänst. Generering och förvaring av lösenord hanteras enklast med hjälp av en lösenordshanterare som Keepass (Open Souce och gratis) eller LastPass (gratis för en användare), men det går även att använda sig av en lösenordsgenerator som Passwordgenerator och manuellt skriva ned sitt lösenord på minst två olika platser.

Illustration av nio färgglada mappar.

Vector created by freepik