Ta hand om ditt digitala föreningsarkiv

Projekten ”Nu tar vi arkiven till en ny digital nivå” och ”Digitala Sörmland” var ett samarbete mellan Länsbildningsförbundet Sörmland, Arkiv Sörmland och Södermanlands hembygdsförbund, med finansiering från Landstinget Sörmland. Projekten, som pågick under 2017-2018, syftade till att öka kunskapen om och intresset för digitalt bevarande och e-arkivering hos föreningar i Sörmland. Det handlar alltså om all den information som vi numera skapar och hanterar digitalt i våra datorer, surfplattor och mobiler. Hur kan dessa handlingar bevaras till framtiden?

Vår vardag är framtidens historia

De arkivhandlingar som forskare och författare idag använder för att berätta historien om vårt samhälles framväxt var en gång i tiden högst vardagliga noteringar. Kvitton, brev, register, projektbeskrivningar och andra “trista” vardagliga dokument från er förening kommer att utgöra grunden för framtidens historieskrivning.

Stressa ned med dokumenthanteringsplan

Vi producerar mer information än någonsin tidigare, vilket lätt leder till stress och brister i verksamheten. Genom att göra en dokumentplan, som tar upp både pappersdokument och elektroniska handlingar, kan föreningen på ett bättre sätt överblicka och styra informations- och kommunikationsflöden. Dessutom är planen en nyckel för att kunna bevara rätt handlingar till framtiden!

Arkivera = publicera

Ordet “arkivera” kan lätt föra tankarna till diverse trånga, mörka källarutrymmen där dokumenten finner sin sista vila. Men genom e-arkiv och digitaliserad informationshantering suddas gränserna ut mellan administration, publicering och arkivering. Ett genomtänkt digitalt arbetssätt kan göra det möjligt att publicera och dela med sig av dokument i samma moment som ni genomför arkiveringen. Det går också att använda e-arkivet för att visa upp era samlingar och inskannade pappersdokument.

Papper är ok

Att bevara elektroniska handlingar under lång tid är resurskrävande. Det ställer krav på föreningens administrativa rutiner och på tekniska lösningar för lagringen. Om er förening har fungerande rutiner för att arkivera och bevara handlingar på papper, så finns det ingen anledning att gå över till e-arkivering. (Men tänk på att digitaliseringen kan medföra andra fördelar i form av effektivisering och bättre möjligheter att dela information och samarbeta!)

Tvättäkta e-handlingar först

Det finns vissa handlingar som skapas, hanteras och lagras nästan enbart i digitala format. Det gäller exempelvis foton, filmer, webbsidor och kommunikation via sociala medier. Föreningens arbete med e-arkivering och digitalt bevarande bör i första hand rikta in sig på sådana handlingstyper som inte lämpar sig för att bevaras på papper.

Gör det till en vana

Hur många av oss har inte svårt att hålla reda på alla meddelanden, e-post, foton och annat som fladdrar förbi? För att ha bra koll på informationsflödena krävs rutiner som bakas in i föreningens obligatoriska verksamhet. Ni kan exempelvis se över er dokumentplan och behoven av arkivering i samband med årsmötet, bokslutet eller andra återkommande händelser.

Rätt lagringsplats och format

Informationsteknologins möjligheter och fallgropar kan kännas omöjliga att överskåda. Men det behöver inte vara särskilt svårt att ta de första stegen. Börja med att lägga upp gemensamma mappar (t.ex. på en filserver, eller i molnet) som ni använder för att lagra de digitala dokument som är centrala för föreningens verksamhet. Lagra gärna filerna i fil-format som är godkända av Riksarkivet, så vet ni att filerna är läsbara under en längre tid. Skriv ner hanteringsreglerna i dokumentplanen.

Samarbeta

Att hitta smarta lösningar för administration och arkivering är betydligt lättare om många föreningar samverkar. Kolla med andra föreningar i er närhet, och med förbunds- och riksorganisationer: vad kan ni åstadkomma tillsammans? Då kan ni dessutom lättare koppla in extern kompetens i form av arkivarier och IT-konsulter, och tillsammans finansiera de tjänster som ni behöver köpa in.

Ta hjälp av Arkiv Sörmland

Behöver ni hjälp med föreningens eller företagets arkiv? Kontakta då Arkiv Sörmland! Arkiv Sörmland arbetar med att vårda, bevara och tillgängliggöra minnen från arbete och fritid i länet, i form av handlingar från ideella och ekonomiska föreningar, företag, gårdar och fastigheter, byar, press, stiftelser och fonder samt privatpersoner. Kontaktuppgifter är: epost info@arkivsormland.se eller tfn 016-316 04 04

Johan Eriksson
projektledare Digitala Sörmland