Arkivvård

Det är inte bara viktigt att bevara – det kan vara nog så avgörande hur det bevaras. Här får du några tips.

Vissa saker går inte att reparera i efterhand. Ett papper av dålig kvalitet är alltid ett papper av dålig kvalitet. Använd därför bra och hållbara material.

Spara inte allt! Det är viktigt att våga gallra för att inte de viktiga handlingarna ska försvinna i mängden. Huvudregeln är att det som föreningen/företaget ska bevara är det som föreningen/företaget själv har producerat.

En dokumenthanteringsplan är ett utmärkt verktyg för att hålla reda på vilka handlingar som finns i verksamheten och hur de ska hanteras.

Håll ihop arkivet rent fysiskt – men håll isär arkivbildarna om det finns flera.

Dokumentera mera! Märk upp pärmar och mappar så det är tydligt vad de innehåller. Har ni fotografier, se till att namnge personer på bilden, tala om när bilden togs, av vem och i vilket sammanhang. Ju mer information, desto större värde som källa.

Vikten av att tänka efter först och ”göra rätt” redan när en handling skapas gäller också för digitala dokument. Val av format är en viktig del i detta. Detsamma gäller så kallad metadata, det vill säga information om informationen.

Mer om arkivvård tas upp på introduktionskursen för medlemmar.

Färgglada gem - vackert men inte i arkivet. Foto H Karlsson.

Färgglada gem – praktiska och fina på kontoret men bannlysta i arkivet! Foto: H Karlsson