Vad är ett arkiv?

Ordet “arkiv” har flera betydelser. Några exempel:

• Arkiv kan betyda samma sak som arkivlokal, alltså en byggnad eller ett rum där någon förvarar arkivhandlingar.
• Det kan även syfta på en arkivorganisation som jobbar med arkivfrågor. Exempel på arkivorganisationer är Riksarkivet, Arkiv Sörmland och kommun- eller stadsarkivet där du bor.

Historiker och arkivarier brukar dock definiera arkiv på följande sätt:

Arkiv = en samling handlingar, fotografier eller annan information (källor) som kommer från en viss person, släkt, ett företag eller en förening.

Ett arkiv är alltså en större eller mindre mängd dokument, bilder, datafiler och andra typer av information, som har skapats av en viss person eller inom en organisation. Det är så vi använder ordet i fortsättningen av den här texten.

Hos Arkiv Sörmland förvaras nästan tusen olika arkiv. Vissa arkiv är små och består kanske bara av en liten bunt handlingar. Andra arkiv är enorma och består av flera hundra meter handlingar.

Arkivbildare: människor och organisationer

Den person eller organisation som har skapat arkivets handlingar kallas för arkivbildare. Exempel på arkivbildare är personer, föreningar, företag, gårdar, och offentlig förvaltning (skolor, sjukhus, domstolar med mera.) En grundregel för alla arkiv är att inte blanda handlingar från olika personer eller organisationer. Det beror på att källan är mycket mer värd för forskaren om ursprunget bevaras, om handlingarna får ligga kvar i det sammanhang där de först skapades.

Arkivbildare = den som har skapat eller samlat in arkivets handlingar och andra källor. Exempel på arkivbildare är personer, företag, föreningar, myndigheter eller andra organisationer.

Företaget Volvo BM är en av många arkivbildare hos Arkiv Sörmland. Här en BM 230 Victor i fält 1950-tal. Foto: Studio Roland.

Digitala arkiv

Idag skapas ju nästan all information digitalt. Det betyder att även databaser, hårddiskar och minneskort kan räknas som arkivhandlingar. Vi kallar dem då digitala arkiv, eller elektroniska arkiv (e-arkiv). Hos Arkiv Sörmland bevaras digitala handlingar i ”Enskilda arkivet”.

Vad är vitsen med arkiv?

Varför håller vi då på med det här, att samla på oss, ordna och spara mängder av “gammal information”? Det finns många anledningar till varför vi behöver arkiv. Några exempel:

1. Det kan handla om lagar, bevis, avtal, rättigheter och skyldigheter. Ett exempel: dina betyg är handlingar som är viktiga för att du ska kunna söka in på utbildningar i framtiden. Ett kontrakt kan vara ett viktigt bevis på en affärsuppgörelse, eller när man ingår andra typer av avtal.
2. Arkiven kan också användas för att skriva böcker, gräva fram information till nyheter, eller som ett led i vetenskaplig forskning. Den information som finns i arkiven bidrar på så sätt till att skapa ny kunskap och även ekonomisk tillväxt.
3. Sist men inte minst: utan arkiven skulle vi inte veta mycket om vår gemensamma historia. Arkivmaterial är de viktigaste källorna som används när historiker och författare berättar om gångna tider, och hur historien faktiskt har format dagens samhälle. På så sätt formar faktisk arkiven också vår framtid!

De källor som finns i arkiven kan alltså användas av många olika grupper: privatpersoner, journalister, författare, företag och forskare har alla nytta av arkiven.

Källor finns på många andra ställen också, som i bibliotek och hos muséer. Biblioteken är dock främst inriktade på böcker, tidningar, ljudböcker och e-böcker. Det är information som trycks eller publiceras i många exemplar. Arkiven består till stor del av unika originalhandlingar, alltså källor som bara finns i ett enda exemplar. Muséerna förvarar också unika källor, men det handlar då främst om föremål – inte arkivhandlingar.

Arkivarie Bror-Erik Ohlsson (1937 – 2020) la grunden till Arkiv Sörmland.

Hur hittar man i arkiven?

Handlingarna i ett arkiv sorteras inte efter ämnen, som man brukar göra i ett bibliotek. Nej, i arkivet är handlingens ursprung avgörande för var den ska förvaras. För historiker och andra forskare är det viktigt att veta vem som har skapat ett visst dokument, och varför det har skett.

Alla handlingar från företaget Volvo förvaras därför i ett eget arkiv. Dokument och fotografier som kommer från adelsdamen Agda von Unge förvaras i hennes personarkiv. Agda och Volvo är båda exempel på arkivbildare.

Den som söker i arkiven måste alltså ha en viss koll på vad olika arkivbildare har sysslat med. Den som vet att Volvo har tillverkat traktorer och bilar kan hitta intressanta ritningar och bruksanvisningar i arkiven. Den som vet att Agda von Unge var släkt med en av grundarna till Volvo, förstår att man faktiskt kan hitta spännande Volvo-historia även i hennes personarkiv. Men kort sagt: det är inte alltid så lätt att hitta i arkiven. Det krävs ofta en del detektivarbete.

Sedan lång tid tillbaka ordnas de flesta arkiv enligt ett system som kallas det allmänna arkivschemat. Schemat bygger på en mycket gammal indelning av dokument, ordnade från A – Ö. I arkivförteckningen beskrivs innehållet i arkivet på ett översiktligt sätt.

Ett arkiv skapas av de källor som skapats eller samlats in av en viss arkivbildare. Arkivet ordnas och förtecknas i serier (A – Ö) av olika typer av handlingar. Serierna delas sedan in i numrerade volymer (kartonger eller motsvarande).

Sammanfattning av nyckelbegrepp

arkiv: en samling handlingar eller annan information som kommer från en viss person, ett särskilt företag eller en förening (en så kallad arkivbildare).
arkivbildare: en person eller organisation som har skapat eller samlat in det som finns i ett visst arkiv.
arkivförteckning: en förteckning med beskrivningar över det som finns i arkivet.
digitalt arkiv (e-arkiv): arkiv som innehåller information i elektronisk, digital form.
källa: dokument, fotografier, föremål, filmer, datafiler och andra saker som bär på information om verkligheten. I arkiven förvaras framförallt historiska källor, som berättar om sådant som har skett tidigare i historien.
originalhandling: dokument, bild, brev, kontrakt eller annan typ handling som endast finns i ett unikt exemplar, som inte är en kopia eller massproducerad.